1. INTRODUCCION

INTERLAN S.A.S., con domicilio en la ciudad de Medellín, identificada con el NIT No. 800.134.634-7, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, por medio del presente documento adopta el Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, con el propósito de dar cumplimiento a las disposiciones constitucionales y legales que se refieren a la protección de información personal.

INTERLAN S.A.S., se acoge a las disposiciones generales contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y en consecuencia pone a disposición este manual a todas las personas que trabajan a su servicio o aquellas que tienen algún tipo de relación comercial tales como clientes, proveedores, acreedores, deudores, entre otros.

Los datos principales de INTERLAN S.A.S. se relacionan a continuación:

INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NIT: 800.134.634-7?Razón Social: INTERLÁN S.A.S.?Dirección: CL 5A # 39 – 194 OF 302 Torre Concasa Ciudad de domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia Teléfono contacto: (574) 448 4000?Email: info@interlan.com.co

INTERLAN S.A.S., se reserva el derecho de modificar el presente documento en cualquier momento y los cambios serán comunicados y cambiados oportunamente en la página web: www.interlan.com.co en el enlace de la política referente.

2. OBJETO

Con la elaboración y puesta en funcionamiento de las disposiciones contenidas en el presente manual, INTERLAN S.A.S., busca garantizar el derecho constitucional que tienen los titulares de la información a conocer, actualizar y rectificar los datos que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que INTERLAN S.A.S., hayan recopilado para las finalidades previstas en la autorización respectiva.

3. AMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE

El Manual de Política, será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos, que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de INTERLAN S.A.S., excluyéndose de este manual aquella información que repose en bases de datos personales o domésticas, aquellas que tengan como finalidad la seguridad y defensa nacional o que contengan información de inteligencia, a las bases de datos periodísticas, financieras y las que se refieren al censo poblacional y de vivienda.

Este documento aplica en todos los niveles de la compañía y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de INTERLAN S.A.S. y los encargados del tratamiento de datos personales que obren en nombre de la compañía.

4. SUSTENTO NORMATIVO Y JURISPRUDENCIAL

Fundamentan la elaboración e implementación del presente manual las normas y jurisprudencia que se relaciona a continuación, y las sucesivas que se refieran al tema.

  •  Constitución Política, artículo 15, 16 y 20.
  •  Ley 1266 de 2008.
  •  Ley 1581 de 2012 (art. 17).
  •  Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (art. 13).
  •  Sentencias de la Corte Constitucional C – 748 del 2011.

5. DEFINICIONES

Teniendo en cuenta la normatividad relacionada en el numeral anterior, a continuación, se definen términos importantes contemplados a nivel normativo, los cuales determinan el alcance y delimitación de la protección de datos personales en Colombia.

DATO PERSONAL: Es cualquier información que se tenga o que se asocie a una o varias personas naturales, determinadas o determinables. Así mismo se considera dato personal cualquier pieza o información que se asocie a una persona determinada o determinable. De esta definición se excluyen aquellos datos de público conocimiento, como por ejemplo el número de identificación, estado civil. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados, privados y sensibles.

BASE DE DATOS: Se considera una base de datos a aquel conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, esto es cualquier operación o conjunto de operaciones que recaigan sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TITULAR: Es la persona natural cuyos datos personales han sido analizados, solicitados o recopilados en un banco o base de datos. El titular de los datos es quien conforme al mandato constitucional tiene el derecho de modificar, actualizar y conocer en que consta la información referente.

TRATAMIENTO DE DATOS: Se refiere a tratamiento de datos cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita que debe realizar el responsable del tratamiento de los datos dirigida al titular de los mismos, en la cual se informa acerca de las políticas de tratamiento de datos personales, la forma de acceder a estas, las finalidades del tratamiento de los datos y los derechos que por tener la calidad de titular de la información le asisten.

DATO PÚBLICO: Se considera dato público todo aquel que no sea privado, semiprivado o sensible. Conforme a la definición contemplada en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que por su naturaleza estén contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Se considerará entonces un dato público cuando cualquier persona pueda acudir a ellos sin ningún tipo de requerimiento especial, igualmente se consideran datos públicos aquellos datos personales que se encuentren en este tipo de fuentes, y serán considerados públicos desde su naturaleza.

DATO SEMIPRIVADO: Se considera un dato semiprivado aquel que debe ser de conocimiento de algún tipo de personas, previa autorización para su uso. Por ejemplo, se consideran datos semiprivados aquellos relacionados con la información crediticia y financiera de las personas.

DATO PRIVADO: Son datos privados aquellos que se encuentran ligados a la intimidad de las personas y que no deberían ser de conocimiento público, a menos que su titular así lo autorice de manera expresa e inequívoca.

DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, por ejemplo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos (iris, huella digital).

DATOS DE USO INTERNO: Son datos internos aquellos que son usados al interior de la compañía exclusivamente y que en ningún caso son transferidos a terceros.

DATOS DE USO RESTRINGIDO: Se refiere a aquellos datos que se comparten con terceros con quienes se tienen relaciones comerciales y contractuales y cuyo contenido reviste cierto nivel de confidencialidad, razón por la cual su circulación solo se realiza entre los directamente involucrados en la información tratada y debe ser manejada con reserva.

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos personales se suscita cuando el encargado o responsable del tratamiento de los mismos y ubicado en Colombia envía la información a un receptor que se encuentra fuera o dentro del país y quien también es responsable del tratamiento de los mencionados datos.

TRANSMISION: Se considera transmisión al tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado o por cuenta del responsable.

6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

INTERLAN S.A.S., se acoge a los principios contemplados a nivel legal y que se encargan de facilitar la interpretación de las normas que protegen los datos personales. A continuación, se define cada uno de ellos.

LEGALIDAD: El tratamiento de los datos personales se constituye como una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las normas y disposiciones que la desarrollen.

FINALIDAD: El tratamiento de datos personales debe tener una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley. Esta finalidad debe ser informada de manera expresa al titular de la información y no puede ser una finalidad amplia y sin delimitación. El titular de la información tiene derecho a conocer el fin para el cual serán recolectados y usados sus datos personales.

LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

VERACIDAD: Conforme a lo establecido en la Ley 1521 de 2012 “La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error”.

TRANSPARENCIA: En el tratamiento de datos INTERLAN S.A.S., garantiza a los titulares de información el derecho que tienen a recibir información acerca de la existencia de datos y el tratamiento que se le da a los mismos.

ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA: Solo podrán tener acceso a los datos aquellas personas encargadas del tratamiento de los mismos. Los datos personales que no sean públicos, no podrán ser publicados en internet ni en otros medios de divulgación a menos de que esto se haga para uso exclusivo del encargado del tratamiento de los mismos o con autorización del titular.

SEGURIDAD: El tratamiento que INTERLAN S.A.S., hace de los datos personales se realiza con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Lo anterior se reafirma si se tiene en cuenta que dentro del objeto social de la empresa se encuentra la prestación de servicios relacionados con la seguridad de las telecomunicaciones y las plataformas tecnológicas, en consecuencia, INTERLAN S.A.S., cuenta con medidas de protección de la información que se tiene almacenada, de manera tal que se minimizan los riesgos frente a ataques de intrusos, perdida y malos manejos de información.

CONFIDENCIALIDAD: En aras de cumplir con la confidencialidad de la información y de los datos personales, INTERLAN S.A.S., tiene cláusulas de confidencialidad en los contratos del personal a su cargo y demás colaboradores, buscando así que se proteja la mencionada información.

7. DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN

DERECHOS

El titular de datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INTERLAN S.A.S. en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a INTERLAN S.A.S., en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento.
  3. SerinformadoporINTERLANS.A.S.,previasolicitud,respectodelusoque les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DEBERES

INTERLAN S.A.S., tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, INTERLAN S.A.S., se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  2. Realizar oportunamente, esto es, en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  3. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
  4. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
  5. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  6. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. OBLIGACIONES DE INTERLAN S.A.S.

  1. Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
  2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el ?Titular de los datos personales.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de los?datos personales y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservarlainformaciónbajolascondicionesdeseguridadnecesariaspara impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
  6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a quien se encargue del tratamiento de la misma.
  7. Suministrar al encargado del tratamiento, únicamente datos cuyo tratamiento esté debidamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
  8. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  9. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en el presente Manual.
  10. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
  11. Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
  12. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  13. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  14. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

9. FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS

La recolección de datos personales por parte de INTERLAN S.A.S. tendrá las siguientes finalidades:

  1. El proceso de selección de personal para futuras contrataciones laborales.
  2. El trámite de la solicitud de vinculación como trabajador, cliente o proveedor.
  3. El proceso de negociación de contratos con trabajadores, clientes o ?proveedores.
  4. La ejecución y el cumplimiento de los contratos que celebren.
  5. El cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad ?Social Integral.
  6. Envío de información relativa a los servicios ofrecidos por INTERLANS.A.S., encuestas de satisfacción de clientes, ofertas comerciales, promociones e invitaciones a eventos.
  7. Lograr una eficiente comunicación relacionada con sus productos y servicios, y facilitar el acceso general a la información de éstos.
  8. Proveer y promocionar productos y servicios de la Compañía.
  9. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con los ?previamente contratados o adquiridos por los Titulares de la Información.
  10. Informar sobre cambios de los productos o servicios de la Compañía.
  11. Evaluar la calidad del servicio.
  12. ?Realizar estudios internos y externos sobre hábitos de consumo.
  13. Informar sobre las rutas de evacuación y el entorno físico al cual están sometidos los titulares durante su permanencia en las instalaciones de InterLAN S.A.S.

10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INTERLÁN S.A.S., se compromete a proteger la información contenida en las Bases de Datos mediante el uso de contraseñas para acceder tanto a los servidores, como a los motores de bases de datos y permitir el acceso solo a personal autorizado por nuestro representante legal, así como el acceso a las diferentes aplicaciones. La información personal contenida en las Bases de Datos custodiadas por INTERLÁN S.A.S., no será publicada en páginas de internet o en sitios de acceso público.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, INTERLAN S.A.S. realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, actualización y/o supresión. Este tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el presente Manual de Políticas. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

11. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de datos personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con INTERLAN S.A.S., pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

A. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONSULTAS

La solicitud se radicará ante el departamento jurídico de la empresa, a través de los canales establecidos para tal fin y suministrando los datos de contacto mencionados en el presente documento, indicando nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta y el asunto de la consulta que realiza.

Recibida la solicitud se enviará la debida respuesta, dentro de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se procederá a informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

B. PROCEDIMIENTO PARA INTERPONER RECLAMOS.

Cuando el titular de la información considere que la información contenida en la base de datos de la empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en las normas de protección de datos personales, podrán presentar un reclamo ante INTERLAN S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. La solicitud debe ser dirigida al Departamento Jurídico, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, los datos de contacto, acompañando los documentos que se requieran o que se consideren pertinentes.
  2. En caso de presentarse la solicitud de manera incompleta, la persona encargada por parte de INTERLAN S.A.S., requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para efectos de complementar o aclarar lo solicitado. Si luego de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento por parte de INTERLAN S.A.S., el solicitante no presenta lo requerido, se entenderá que ha desistido del mismo.
  3. Una vez recibida la solicitud completa, procederá a adicionar en la base de datos un texto que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no superior a dos (2) días hábiles y este permanecerá hasta tanto la solicitud sea resuelta.
  4. INTERLAN S.A.S. contará con un término máximo de quince (15) días hábiles para atender la solicitud, el mencionado término se contará del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de ese periodo, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, que en ningún caso podrá ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El trámite relacionado en el presente literal es un requisito de procedibilidad para presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, es decir se deberá hacer inicialmente el reclamo directamente a la empresa y luego de surtido este trámite, se podrá acudir a la Superintendencia.

12. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los responsables del manejo y tratamiento, solo podrán recolectar, solicitar, hacer uso de los datos personales de acuerdo al fin y objetivo indicado al titular, según las políticas de uso, el tiempo de uso de los datos deberá ser, razonable y adecuado.

Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales que tenga almacenados. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

13. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por quienes sean titulares de datos personales bajo tratamiento de INTERLAN S.A.S., para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán dirigirse únicamente a:

Correo electrónico: basesdedatos@interlan.com.co Dirección: Calle 5 A No. 39-194 Oficina 302 Teléfono: 448 40 00?Ciudad: Medellín

El área antes mencionada será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos los trámites que se ocasionen por el cumplimiento de las normas de protección de datos personales.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Esta política de tratamiento de la información se encuentra vigente desde su publicación en noviembre de 2016.